Zoomを活用したハイブリッドセミナーのやり方とは？成功のポイントも解説！

Zoomウェビナーとは

まずは、ウェビナーとハイブリッドセミナーの基本を確認しておきましょう。

ウェビナーとは、オンラインで開催するセミナーのことを意味します。「Web」と「Seminar（セミナー）」を合わせた造語であり、インターネットで配信するセミナーや講演会、講義、研修など全般を指しています。

ウェビナーの種類

ウェビナーには、さまざまな種類があります。配信形式によってライブ配信方式、擬似ライブ配信方式、アーカイブ配信方式、ハイブリッド方式などの種類に分けられます。

・ライブ配信方式
ライブストリーミングによる、リアルタイム動画配信の方式です。

・擬似ライブ配信方式
あらかじめ制作しておいた動画を配信すると同時に、参加者からの質疑応答をリアルタイムで受付、対応する方式です。

・アーカイブ配信方式（オンデマンド方式）
あらかじめ制作しておいたセミナー動画を配信する方式です。リアルタイム性はありません。

・ハイブリッド方式
会場でのセミナーの開催の様子をライブストリーミングで中継し、リアルタイムで配信する方式です。

ハイブリッドセミナーとは？

ハイブリッドセミナーとは、ハイブリッド方式で行うセミナーのことを指します。セミナー会場で開催されるセミナーをカメラで映して、遠隔からも参加者がインターネットを通じて視聴できます。つまり、参加者は、会場とオンラインの両方にそれぞれ存在することになります。

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Zoomハイブリッドセミナーの開催方法

ウェビナーを開催するツールとして、多く利用されているのがZoomです。Zoomウェビナーという有料のオプション機能を利用すれば、ウェビナーを配信することができます。ハイブリッドセミナーを開催する際にも、Zoomウェビナーを用いることができます。

簡単にZoomウェビナーを用いたハイブリッドセミナーの開催方法をご紹介します。

1.ハイブリッドセミナー企画
ハイブリッドセミナーの企画を行います。目的、内容、日時や参加人数、開催会場、利用するウェビナーツールなどの詳細を決めます。

2.会場予約、オンライン配信用の機材・専門スタッフの手配
リアル開催する会場の選定から予約、オンライン配信用のPCやマイク、カメラ、照明などの機材や、当日運営する専門スタッフのチーム編成など各種手配を行います。

3.セミナー資料や動画の準備
セミナーで使用する資料や動画などのコンテンツの準備を行います。

4.会場設営、オンライン配信用の設備の設置およびZoomウェビナーの設定
開催に向けて、リアル会場の設営を行います。オンライン配信用の設備の設置や設定は欠かせません。さらにZoomウェビナーにおけるスケジュール設定、招待などの準備を行います。

5.リハーサル
本番と同じ環境を整えたら、本番と同様に開催し、リハーサルを行います。

6.ハイブリッドセミナー開催
当日、参加者を交えてハイブリッドセミナーを開催します。

7.アンケート・効果測定
Zoomウェビナーでは、ウェビナー終了後にアンケートを実施できる機能がありますので、それを用いるなどして参加者向けにアンケートを実施します。また、各種レポートやアンケート集計結果を出力して効果測定を行います。リアル会場においても、アンケートを実施する場合、回収・集計を行います。

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ハイブリッドセミナーのメリットと課題

ハイブリッドセミナーは、多くのメリットが期待できます。また、開催に当たって直面する課題についても確認しておきましょう。

メリット

・より多くの参加者を集めることができる
ハイブリッドセミナーは、時間的、距離的な事情からリアル会場に足を運べない参加者でも、オンラインで手軽に参加できるため、参加ハードルが低いといえます。開催側にとってはより多くの参加者を集めることが可能です。

・オンライン参加者にリアル会場の臨場感を伝えられる
オンラインセミナーに限定した開催と比べて、ハイブリッドセミナーではリアル会場を中継してオンライン配信することで、オンライン参加者にリアル会場の臨場感を伝えることができます。オンラインセミナーでは、開催中、参加者の集中力が低下する恐れがあることが懸念されますが、ハイブリッドセミナーであれば、よりリアルなセミナーの雰囲気をオンライン参加者に伝えながら進行できるので、オンライン参加者の集中力も増すでしょう。

・リアル会場限定開催に比べてアンケートを取りやすい
ウェビナー開催側としては、参加者に対してアンケートに回答してもらいたいという思いがあります。しかしリアル会場セミナーでは、配布する紙の手書きアンケートにはなかなか回答してもらえない課題があります。ハイブリッドセミナーであれば、オンライン参加者に対しては、セミナー開催後にアンケート画面をすぐに表示することができますし、手書きではなく簡単な選択や入力で手軽に回答できるため、紙のアンケートよりも回答してもらいやすいといえます。

課題

・開催の工数や準備にコストと手間がかかる
ハイブリッドセミナーは、オンラインとリアルの両方について、準備と当日の運営が必要になります。工数や準備にコストと手間がかかることは大きな課題といえるでしょう。

・技術的な知識とスキルが求められる オンラインとリアル同時開催ということから、どちらか一方の方式のセミナーとは大きく勝手が変わります。ハイブリッドセミナーならではの技術的な知識とスキルが求められるでしょう。

・オンラインとリアル会場の一体感が得られにくい
ハイブリッドセミナーは、オンラインとリアルでの同時開催がメリットである一方で、2箇所で開催することにより、分離してしまう恐れもあります。例えば、リアル会場では大盛り上がりしているのにもかかわらず、オンライン参加者はいまいち雰囲気がつかめず、その盛り上がりについていけないというケースも少なくありません。一体感を感じられるような工夫が必要です。

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ハイブリッドセミナー成功のポイント

ハイブリッドセミナーを開催する際には、ぜひ成功させたいものです。そのためには、先述のような課題を一つ一つ解決することが肝心です。次のポイントを押さえることで、大きな課題は解決できると考えられます。

双方向性を演出し、オンラインとリアル会場の一体感をつくる

ハイブリッドセミナーの成功のカギを握るのは「一体感」といっても過言ではありません。そのためには、何か工夫が必要になります。

Zoomウェビナーのツールだけでは、なかなか一体感をつくることができません。例えば、リコーの「リアルタイムコミュニケーション」を用いて、オンライン参加者との双方向のコミュニケーションを実現する方法は有効です。LIKEボタンや拍手メーター、投票、Q&A機能を利用できるので、参加者は多様なリアクションをとることが可能です。開催側は参加者のリアクションをリアルタイムに確認することができますし、参加者にとっても他の参加者のリアクションを見ることを通じて「参加している」臨場感が得られます。リアルとオンラインの垣根を超えて、一体感を演出できます。

リアルとオンラインのコンテンツの振り分けを検討する

リアル会場に向いているコンテンツと、オンラインに向いているコンテンツは異なります。オンラインではあらかじめ収録しておいた動画を適宜流すことは有効ですが、リアル会場でずっと動画を配信するのでは物足りませんし、せっかくのリアル会場の良さを活かすことができません。
リアルとオンラインのコンテンツの振り分けもよく検討して企画しましょう。

まとめ

ハイブリッドセミナーの開催方法やメリット、課題、成功のポイントをご紹介しました。成功させるためには、双方向のコミュニケーションを実現することによる一体感の醸成が重要になります。

リコーの「リコーリアルタイムコミュニケーション」というウェビナーのコミュニケーションサービスでは、参加者を惹きつけ、飽きさせない参加型のイベントを実現することができます。

リアルタイム投票、投票結果集計・共有、オンラインコメント、Q&A、モデレーション、LIKEボタン、拍手メーター、投稿ピックアップなどの多様な機能により、双方向コミュニケーションを可能にし、ハイブリッドセミナーにおけるリアル会場とオンライン双方の一体感を演出し、セミナー成功へと導きます。

一体感のあるハイブリッドセミナーをお考えの方は、ぜひお気軽にご相談ください。