ウェビナーの開催方法とは？手順とポイントを解説！

ウェビナーとは

ウェビナーとは、オンラインセミナーのことで「Web」と「Seminar（セミナー）」を合わせた造語であり、インターネットで配信するセミナーや講演会、講義、研修などを指します。詳しくは、下記コラムでご紹介しておりますので、ぜひご覧ください。

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ウェビナー開催のメリット・デメリット

ウェビナー開催にはオフラインのセミナーと比較してどのようなメリットがあるでしょうか？
ウェビナーはオンラインで開催が出来ることで、大規模な会場やスタッフも不要となり、費用面や工数面でメリットがあります。また、参加者の視点からみても会場に向かう時間や費用を削減できることや、参加者の心理からも手軽に参加できることは、ウェビナーのメリットといえるでしょう。

一方で、主催者は参加者の反応がわかりづらく、離脱が発生しやすいという点などはデメリットといえるでしょう。

そのようなことが起こらないように、ウェビナー主催者は開催準備をしっかりと行うことが大切です。

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開催に必要な7つの手順

ウェビナーの開催に必要な手順は7つです。それぞれの目的と順序をしっかりと抑えるようにしましょう。

1. 企画

ウェビナーの目的や内容を定めます。契約を目的とするのか、セールス色を出しすぎずまずは自社商品に関連するトピックの啓蒙を目的とするのか、もしくは他の目的を設定するのかによってウェビナーの内容は変わります。
目的がぶれてしまうとこの後のステップにも影響が出てしまうため、初めにしっかりと検討しておきたいポイントです。

さらに、ウェビナーを盛り上げるためには、企画内容に工夫が必要です。「盛り上がるオンラインイベント」を開催する手順やポイントについてもコラムで掲載していますので、こちらもご確認ください。

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盛り上がるオンラインイベントを企画する方法

2. 集客

多くのお客様にウェビナーへ参加してもらうために集客を行います。既にリードを持っている見込顧客はもちろん、ウェビナーの規模や目的に応じてリスティング広告やSNS広告なども活用して幅広く参加を募ります。

主な集客方法としては以下のような方法があります。
・公式ホームページやSNSで告知
・プレスリリースの発信
・顧客リストへのアプローチ（メルマガ、テレアポなど）
・Web広告
・ウェビナー集客サイトへの掲載
・チラシ、ポスターの制作、掲載
・社内への告知

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3. 配信ツール選定

ウェビナーの規模や対象に応じて配信ツールを選定します。演者が遠方から入る場合や、細やかな双方向のコミュニケーションをしながら進めたい場合はWeb会議システム、大人数の参加者が入る場合は配信プラットフォームを利用するのがおすすめです。
その他にもチャットやアンケートシステムなどの機能はツールによって異なるため、導入時によく検討するようにしましょう。
ウェビナーの配信ツールについての詳細はこちらをご覧ください。

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配信プラットフォームとWeb会議システムの特徴と選び方
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4. 環境と機材の準備

ウェビナーで必要なハード面を揃えましょう。

必要な環境や機材としては以下のものが挙げられます。
・配信用の会議室
・高品質な回線
・カメラ
・マイク
・照明

いずれも価格は安いものから高価格帯のものまで様々です。今後のウェビナーの頻度や予算が決まるまではレンタルなども視野に入れるのも選択肢の一つです。

5. リハーサル

必ずウェビナーの本番前にはリハーサルを行いましょう。リハーサルではできる限り本番に近い環境を準備して行います。
特に気を付けたいポイントは以下の4点です。
・1.で定めた目的の達成度確認
・回線品質
・音声の聞こえ方
・画面の見え方
・資料内容の不備

開催者の目線と参加者の目線の双方から確認が必要です。完璧にこなせるようになるまで何度もリハーサルをして本番に備えましょう。

6. 参加者への案内

ウェビナーの開催通知を参加者に送付します。ウェビナーは気軽に申込やすい一方で、当日のキャンセルも増える傾向にあります。そのため当日にもリマインドをして参加率を高めましょう。
ウェビナーは配信ツールによって参加方法が様々です。初めて配信ツールに入る方がいることを念頭に置き、丁寧に接続の手順を案内することを心がけましょう。

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ウェビナーの参加率はどれくらい？離脱されにくくする方法を紹介

7. ウェビナー実施

いよいよウェビナーを実施します。
当日は急なトラブルに備えて事前に配信をスタートしておくようにしましょう。本番当日は想定外のトラブルも起こりうるため、演者以外のスタッフが常に待機しておくと万一の際も安心です。
またウェビナーの目的が商談化などの場合は、その目的を果たせるように本番中も参加者とのコミュニケーションを通じてフォローするようにしましょう。

手軽にウェビナーが開催できるZoomウェビナーとは

Zoomウェビナーとは、最も普及しているWeb会議システムの１つである、Zoomを活用したウェビナーのことで、無料のZoomミーティングとは異なり、有償のサービスとなりますが、以下のような特徴があげられます。

1. 最大5万名までの定員数

最大50,000名まで参加できる大規模ウェビナー・オンラインイベントに対応しています。有償のZoomウェビナーはライセンスに応じて、定員500名～50,000名までとなっており、無料のZoomミーティングでは、最大で定員100名までの為、より大規模なウェビナーに対応できるようになります。

2. オーディオ共有、ビデオ画面共有

Zoomウェビナーでは、出席者がビデオやオーディオをコントロールすることができず、ホストとパネリストのみが自分の音声やビデオ画面共有を操作することが出来る為、参加者は視聴専用モードで参加することで、トラブルを防ぐことが可能です。

3. Q&A機能

ZoomウェビナーにはQ&A機能があり、チャットだけでなく、スレッド形式での応対が可能になります。その為、ウェビナー開催中も参加者とインタラクティブにコミュニケーションをとることができ、リアルタイムで行ったアンケートに対して、ウェビナー内容を反映させるなど、参加者の満足度の高いものにすることが可能です。

【関連コラム】
Zoomウェビナーの開催方法

いかがでしたでしょうか。
ウェビナーの流れをしっかりと抑えることで効率的なウェビナー運営を行えるようにしましょう。
リコーではウェビナー企画・導入時の相談から、ウェビナーの開催・フォローまでサポートしています。これからウェビナーを始めたいけどどう進めれば良いか分からず不安、という方は是非ご相談ください。